ChatGPT로 회의 전 아젠다 자동 생성 시스템 만들기

1. 왜 회의 전에 아젠다가 필요한가?

회의는 시간을 투자하는 활동입니다. 하지만 많은 회의가 ‘왜 모였는지 모른 채’ 시작됩니다.
그 결과는? 시간 낭비 + 불분명한 결론 + 후속 조치 없음.

하지만 회의 전 ‘아젠다(안건)’만 잘 정리해도 생산성은 2배 이상 올라갑니다.
특히 ChatGPT를 활용하면, 회의 주제에 따라 아젠다를 자동으로 만들어주기 때문에 누구나 손쉽게 회의를 준비할 수 있습니다.

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2. 자동화 개요

• 입력: 회의 목적, 참석자, 주요 이슈
• 처리: ChatGPT로 아젠다 초안 생성
• 출력: 이메일, Notion, Slack 등으로 자동 전송

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3. 준비물

항목	설명
ChatGPT	GPT-4 또는 GPT-3.5
Notion 또는 Google Docs	아젠다 저장용 툴
Zapier 또는 Make	워크플로우 자동화 플랫폼
(선택) Google Calendar	회의 일정과 연동할 경우 필요

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4. 실전 구축 단계

✅ 1단계: 회의 목적 & 정보 입력 폼 만들기

• Google Form, Notion Form, Typeform 등으로
• 필수 항목 예:
  • 회의 제목
  • 회의 목적
  • 참석자 직무
  • 기대 성과
  • 토의할 키워드

✅ 2단계: ChatGPT 프롬프트 작성

plaintext

다음 내용을 바탕으로 회의용 아젠다를 작성해줘.  
- 회의 목적: 신제품 출시 계획 조율  
- 참석자: 마케팅 팀장, 개발 리더, 영업 담당  
- 키워드: 일정 조정, 초기 캠페인, CS 대응 방안

최대 5개의 항목으로 회의 아젠다를 간결하게 구성하고, 각 항목마다 논의 예상 시간(분)을 붙여줘.

 

👉 결과 예시:

아젠다 항목	예상 소요 시간
1. 신제품 출시일 조율	10분
2. 초기 마케팅 캠페인 기획 논의	15분
3. CS 대응 시나리오 공유	10분
4. 개발 진행 현황 브리핑	10분
5. 다음 액션 아이템 및 담당자 지정	5분

 

✅ 3단계: 자동화 연결

선택 도구: Zapier 예시

• 트리거: Google Form 제출
• 액션 1: ChatGPT API로 아젠다 생성
• 액션 2: Notion 페이지 생성 / Google Docs 저장
• 액션 3: 회의 참석자에게 Slack 또는 이메일 발송

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5. 응용 예시

📌 팀별 맞춤 아젠다

부서프롬프트 예시

마케팅	SNS 리포트 기반 논의 항목 생성
개발팀	버그 이슈 우선순위 기반 아젠다 추출
인사팀	신입 채용 리뷰 회의용 안건 작성

 

📌 일정 연동

Google Calendar와 연결하여, 회의 일정 전날 자동으로 아젠다가 생성되고 전달되도록 구성할 수 있습니다.

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6. 마무리: 더 효율적인 회의를 위한 팁

• 아젠다 항목마다 책임자 이름도 함께 작성하면 책임감 증가
• 회의 전, 참석자에게 사전 자료 링크도 함께 발송
• 회의 후, 아젠다 기반 회의록 자동 생성까지 연계하면 완벽한 자동화