ChatGPT로 반복 업무 매뉴얼 자동 생성하는 방법

 

1. 반복 업무, 왜 매번 새로 설명하나요?

직장에서 자주 반복되는 일, 대표적으로 이런 것들이 있습니다:

• 신규 입사자에게 보내는 온보딩 절차
• 매주 수행되는 마케팅 리포트 작성법
• 고객 응대 매뉴얼
• SNS 콘텐츠 업로드 규칙
• 인보이스 정리 및 회계 처리 과정

이런 작업들은 기계적으로 반복되지만, 막상 설명하려면 시간이 꽤 걸립니다.
매번 똑같은 걸 설명하고, 실수는 반복되고… 이 악순환을 끊는 방법이 바로,
반복 업무 매뉴얼 자동화입니다.

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2. ChatGPT와 Google Docs로 자동화 시스템 구성하기

✅ 필요한 툴

• ChatGPT (GPT-4)
• Google Docs or Notion
• Make or Zapier (선택)

💡 핵심 아이디어

"반복되는 작업 내역을 프롬프트로 정리해 ChatGPT에게 문서화 시킨다."

 

사람이 하던 매뉴얼 정리 작업을 ChatGPT에게 맡기는 구조입니다.
단순한 작업일수록 더 정확하게, 빠르게 문서화할 수 있습니다.

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3. 시스템 구성 흐름도

1. 반복 작업의 단계 및 조건을 Notion 또는 Google Form에 입력
2. Make나 Zapier를 통해 ChatGPT에 입력값 전달
3. ChatGPT는 입력된 항목을 기반으로 ‘업무 매뉴얼’을 자동 생성
4. 결과를 Google Docs 또는 Notion에 저장 (공유 가능)

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4. 실무 예시: 마케팅 보고서 자동화 매뉴얼

📝 입력 예시 (Notion DB or Google Sheet)

• 작업명: 월간 콘텐츠 리포트 작성
• 주기: 매월 1일
• 대상 채널: 블로그, 인스타그램, 뉴스레터
• 보고 항목: 유입 수, 클릭률, 전환 수

🤖 ChatGPT 프롬프트 예시

diff

다음 정보를 바탕으로 마케팅 보고서 작성 가이드를 만들어줘.

- 작업명: 월간 콘텐츠 리포트
- 대상 채널: 블로그, 인스타그램, 뉴스레터
- 항목: 유입 수, 클릭률, 전환 수

각 항목별 측정 방법과 보고 양식을 포함해서 정리해줘.

📄 출력 예시

[업무 매뉴얼 예시 일부]

[작업 목적]
월간 콘텐츠 퍼포먼스 분석을 통해 주요 채널별 성과를 진단하고 다음 월 전략을 수립합니다.

[보고 항목 및 작성법]

1. 유입 수: Google Analytics 기준 / 블로그 & SNS 채널별 분리
2. 클릭률: 뉴스레터 도구에서 CTR 확인, 전월 대비 비교 포함
3. 전환 수: 구매 전환, 다운로드, 상담 신청 등 KPI 기반 기록

[보고 양식]
Google Slide 또는 PDF 형태로 팀 회의 전일까지 업로드

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5. 이 시스템이 중요한 이유

문제점	자동화로 해결되는 부분
업무 매뉴얼이 없거나 오래됨	항상 최신 상태 유지 가능
신입에게 설명 반복	링크만 보내면 끝
작업 방식이 제각각	일관성 있는 방식으로 통일 가능
실수나 누락 발생	매뉴얼 기반 정확도 향상

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✅ 마무리 요약

• 반복 업무는 ChatGPT를 통해 ‘자동화된 문서’로 전환할 수 있다
• Make/Zapier + Google Docs + ChatGPT 조합으로 완벽한 매뉴얼 시스템 구성 가능
• 인수인계, 팀 교육, 업무 분담 등에 큰 시간 절약 효과
• 시스템화가 되면, ‘지속 가능한 팀 운영’이 가능해진다