ChatGPT로 지출결의서 자동 작성 시스템 만들기

복잡한 경비 처리, 이제 AI가 대신합니다.

 

1. 왜 지출결의서에 자동화가 필요한가?

지출결의서는 모든 회사의 경비 처리에 꼭 필요한 문서입니다. 하지만 실제로는 다음과 같은 불편함이 많습니다:

• 작성자마다 형식이 제각각
• 주요 정보 누락으로 반려 반복
• 반복되는 품의서 작성으로 인한 시간 낭비

이런 수작업의 불편함을 줄이고, 체계적인 결재 프로세스를 유지하기 위해 ChatGPT 기반 자동화 시스템을 도입하면 큰 효율을 얻을 수 있습니다.

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2. ChatGPT로 지출결의서 초안 자동 생성하기

ChatGPT를 통해 간단한 프롬프트만 입력하면, 정형화된 지출결의서 초안을 자동으로 생성할 수 있습니다.

📌 예시 프롬프트:

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[지출결의서 자동 작성 요청]

당신은 회계 담당자를 돕는 AI입니다. 아래 정보를 바탕으로 지출결의서를 작성해 주세요.

- 지출일자: 2025년 7월 1일
- 사용 부서: 마케팅팀
- 지출 항목: 페이스북 광고비
- 금액: 1,200,000원
- 결제 수단: 법인카드
- 첨부 자료: 카드 명세서 캡처
- 비고: 2025년 여름 프로모션 집행

작성 형식은 아래와 같이 해주세요:
1. 지출일자  
2. 사용 부서  
3. 지출 항목  
4. 금액  
5. 결제 수단  
6. 첨부 자료  
7. 비고

이 프롬프트를 활용하면, ChatGPT는 정확한 구조로 된 지출결의서를 출력해 줍니다. 이 결과물을 그대로 복사해 문서화하거나 PDF 변환해 결재에 활용하면 됩니다.

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3. Notion이나 Google Docs와 연동해 자동 저장하기

활용 팁:
ChatGPT 결과물을 바로 Notion 또는 Google Docs에 자동 저장하는 시스템을 구축하면 더욱 편리합니다.

• Notion 사용 시: Make 또는 Zapier를 이용해 ChatGPT 결과를 자동 입력
• Google Docs 사용 시: Apps Script를 이용한 자동화 처리 가능
• Google Sheets 활용: 폼 형태로 데이터를 입력 → ChatGPT가 자동 요약 작성 → 문서로 변환

자동화 시 가장 중요한 것은 템플릿화입니다.

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4. ChatGPT를 업무용으로 사용할 때의 주의점

• 개인 정보 / 민감 정보는 반드시 가공 후 입력해야 합니다
• 조직의 문서 규정에 맞는 형식으로 출력하도록 템플릿 설정이 필요합니다
• 반복적으로 쓰는 업무일수록 프롬프트를 다듬어 지속적인 개선이 중요합니다

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5. 팀 전체가 쓰는 자동화된 결재 시스템 만들기

단순히 1명이 쓰는 자동화보다, 팀 전체가 동일한 워크플로우로 문서를 작성하는 것이 더 효과적입니다.

🔄 기본 흐름 예시:

1. Google Form에 각 팀원이 사용 내역 입력
2. Google Sheets로 데이터 자동 저장
3. Apps Script 또는 Make에서 ChatGPT API 호출
4. 자동 생성된 지출결의서를 PDF로 저장 및 이메일 전송

이런 시스템을 구축하면, 경리/회계팀의 검토 효율도 향상되고, 결재자도 직관적으로 검토 가능해집니다.

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✅ 요약

• 지출결의서 자동화는 반복 업무의 시간을 줄이는 최고의 방법
• ChatGPT 프롬프트 설계만 잘하면 누구나 쉽게 작성 가능
• Notion, Google Docs와의 연동으로 저장 및 활용까지 자동화 가능
• 팀 전체 워크플로우에 적용 가능하도록 시스템화가 중요